Posted on 26th Jan 2018 @ 8:47 AM

 

Hệ thống tổng đài nội bộ bao gồm những gì, có cách hoạt động ra sao,… là những câu hỏi nhiều người luôn đặt ra trong đầu và đang đi tìm câu giải đáp.

Các bộ phận trong một hệ thống tổng đài điện thoại

Những phụ kiện chính:

• Tổng đài điện thoại: bộ trung tâm làm nhiệm vụ xử lý và chuyển mạch tất cả các cuộc gọi tín hiệu số, tín hiệu đàm thoại,…
• Đường trung kế
• Máy nhánh: bao gồm các máy điện thoại bàn, máy fax, máy in,…
• Hộp cáp: Là nơi tập trung hệ thông dây tín hiệu dùng để nối các thiết bị đầu cuối,… với mục tiêu chống sét, giúp công tác bảo trì, bảo hành về sau trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

 

 

 

Những phụ kiện thêm:

• Bộ giám sát DSS: Để nhận biết tình trạng máy nhánh của hệ thống.
• Bộ nguồn dự phòng: Kết nối trực tiếp vào tổng đài để phòng trừ trường hợp bị cúp điện, từ đó đảm bảo khả năng hoạt động của tổng đài mỗi khi mất điện.
• Hiển thị số gọi đến: Còn được gọi là CID, bao gồm ba loại tùy theo dòng tổng đài mà bạn sử dụng. Cụ thể: Tổng đài tích hợp sẵn (hiển thị trên các điện thoại bàn), họp hiển thị số gọi đến (đọc lập với tổng đài gắn thêm vào), card hiển thị số gọi (đối với những dòng tổng đài không tích hợp sẵn mà phải nâng cấp riêng ra).

 

Hoạt động của tổng đài nội bộ

Đầu tiên, khi có cuộc gọi đến , tổng đài sẽ nhận biết và xử lý cuộc gọi đó. Có hai cách để lập trình tổng đài bao gồm:

• Phát chuông trực tiếp: Cách này quy định máy nhánh trực tiếp nào đó đổ chuông và sẽ có người trực nhấc máy để nói chuyện với khách hàng.
• Chế độ DISA: Chế độ DISA cho phép tổng đài tự động phát câu chào và hướng dẫn các khách hàng tự thực hiện các thao tác ngay trên điện thoại của mình để có thể đến với bộ phận mình mong muốn. Nếu trong 10 giây mà quý khách vẫn không thao tác thì tổng đài sẽ tự đổ chuông trên máy nhánh đã quy định sẵn.

Mỗi một máy nhánh của tổng đài sẽ được quy định bởi 1 con số nhất định mà chúng ta lập trình cho nó trên các cổng của tổng đài. Ví dụ nếu ta có phòng kỹ thuật số 101, phòng tiếp tân số 102 và phòng chăm sóc khách hàng số 103. Khi phòng kỹ thuật số muốn gọi đến phòng chăm sóc khách hàng, chúng ta chỉ cần nhấc máy lên rồi bấm 103. Lúc này, tổng đài sẽ thực hiện hoạt động phát tín hiệu từ port 101 đến 103 và máy nhánh 103 sẽ đổ chuông.

Về khả năng bảo mật và quản lý, từng trung kế sẽ được quy định cho phép gọi di động, liên tỉnh hay nội thành. Mỗi máy nhánh khác nhau đều được tổng đài lập cấp Password. Nếu muốn gọi ra, tổng đài sẽ yêu cầu bạn nhập Passworf.